目指せ！「スマート会議」〜会議の生産性をあげる9つの方法〜
「会議が長すぎて、眠い・・・」という経験はありませんか？私の会社には1つの会社に長年勤めている人が多いせいか、会議をするのが「当たり前」になっているんです。その結果、私は何度も何度も「これは意味のある会議なのか？」「会議をするにしてももっと良くならないのか？」と考えました。
そこで私が学んだ会議を良くする「スマート会議」のための方法9選をご紹介します。今すぐに変えられる「自分の行動」や「仲間への行動」から、仲間と一緒に変えていく「自分と仲間の行動」の3つに分類しています。
1.自分の行動
（１）ゴールは明確、スピード到達
「アイデア出し」の会議なのか「意思決定」の会議なのか「報告」をする会議なのか、なにが目的なのかを明確化しましょう。目的が何なのかが分かるだけでも、するべきことやゴールが見えてきますよね。そして、目的やアジェンダは事前の案内時に記載しておくといいでしょう。
（２）ファシリテーションスキルを学ぶ
会議の進行役である「ファシリテーター」は、タイムキーパーや会議の舵をとり脱線を防ぐ役割として近年そのスキルが注目を集めていますよね。たくさん本が出版されている中でも、おすすめを2冊おすすめします。1つ目は、『会議の生産性を高める 実践パワーファシリテーション』（楠本和矢著）です。すぐに実践できるものばかりで、会議以外にも活かせるビジネススキルが記載されています。2つ目は、『マンガでやさしくわかるファシリテーション』（谷益美著・円茂竹縄作画）。こちらは、タイトルからも分かる通り、マンガで描かれているので、より実際のシチュエーションを想像しやすい内容になっています。
（３）人数は必要最小限で
会議を潤滑にすすめるためには、参加人数は4〜6人程度と言われています。本当に必要だとしても10人にとどめましょう。
大人数の前だとなかなか発言もしにくいですよね？思ったことが言えない会議になってしまうと、活発に出る意見も出なくなって当然です。「意見を言わないなら参加していないのと同じ」と言う前に、発言しやすい環境の一歩として、人数を見直してみましょう。
2.仲間への行動
（１）役職や年齢、関係なし
役職や年齢などの上下関係があることによって、つい発言を躊躇してしまうことはありますよね。ただ、人間関係の維持を仕事の本質より、上位に置いてしまってはいけません。ちょっと違うんじゃないかな・・・と感じるのであれば、あえて空気を読まずに発言していきましょう。すべては、よりよくするためです。空気を読む力はあるけれど、あえて読まない判断をするやつこそが、本当に「空気の読めるやつ」です。
（２）日時調整も1発でスマートに
会議のスケジュールを決める際にも、「この日はどうですか？」「この日は無理です」「じゃあこの日は？」と何回もやり取りがあるとストレスですよね。そもそも、日程調整のメールをやめ、全員がきちんとスケジューラーを登録しておきましょう。そうすることで空いてる時間帯に直接スケジュールを登録してしまいましょう！
（３）会議の短さは仲間想い
会議の時間を「とりあえず」で1時間や1時間30分入れてしまっていませんか？会議の時間は、原則45分間以内にしましょう。本当に必要な場合でも最長1時間。そして、なるべく早く終えて参加者の時間を返す意識をしましょう。
3.自分と仲間の行動
（１）話しやすい雰囲気を作り出そう
つい下がりがちな口角は、上がっていますか？マスクで隠れているからと言って、怖い顔になっていないか振り返ってみましょう。オンライン会議の場合は、リアクションボタンを押したり「888888」という拍手のコメントも効果的です。参加者全員で、話しやすい雰囲気作りを心がけましょう。そのためには、あなたの第一歩が必要です！
（２）チャットで情報共有
そもそも本当に会議をする必要があるのかを立ち止まって考えてみましょう。情報共有系の会議であれば、集まらないという選択肢もあります。チャット等を活用して、情報や資料を共有することから始めてみましょう。
（３）ラップアップみんなで確認
ラップアップ（Wrap Up）とは「仕上げる」「完成させる」「要約する」という意味を持ちます。つまり、議事録なんかがこれに当たります。議事録を取るとなると、会議後に体裁を整える時間も必要ですし、受け取った側は読む時間も必要になりますよね。それを会議中にメモ投影しながらみんなで確認してみてはいかがでしょうか？内容としては下記のような項目です。
①決定事項
②ネクストアクション
③ToDo （何を・いつまでに・誰が）
会議を良くする「スマート会議」のための方法9選いかがだったでしょうか？人を変えることはすぐには出来ないこともありますが、自分が変わったり、少しでも働きかけたりすることはできますよね？これらを実践することで、少しでもみなさんの携わる会議がスマートになりますように。
＃会議の進め方#会議の効率化#生産性向上
